Kanban görev yönetimi

Kanban nedir?

Kanban, işleri görselleştirerek işin akışını ve bulunduğu aşamayı takip etmeye yarayan bir yöntemdir. Bir Kanban panosunda işler, anlamlı durumları temsil eden sütunlar altında gösterilir; böylece bekleyen, üzerinde çalışılan ve tamamlanan işler birbirinden ayrılır.

Yöntemin değeri yalnızca görevleri gruplamasında değildir. İşin nerede beklediğini görmek, yeni bir işe başlamadan önce devam edenlere bakmak ve bitenleri gözden geçirmek için ortak bir çerçeve sunar. Pano, işin kapsamını veya ne zaman biteceğini kendiliğinden belirlemez; görevlerin anlaşılır yazılması ve durumlarının gözden geçirilmesi yine önemlidir.

Kanban, kişisel yapılacaklardan ekip çalışmalarına kadar farklı bağlamlarda kullanılabilir. Görevleri tanımlama, önceliklendirme ve izleme sürecinin tamamını ele alan görev yönetimi rehberi, bu görsel yöntemi daha geniş bir çalışma düzenine yerleştirmene yardımcı olur.

Kanban'ın ilkeleri

Kanban'ın temel ilkeleri arasında işi görselleştirmek ve aynı anda devam eden işi sınırlamak yer alır. Amaç, başlayan işlerin görünür kalması ve iş akışının düzenli olarak değerlendirilmesidir.

İşi görselleştir: Her işin anlaşılır bir adı ve mevcut durumunu ifade eden bir yeri olsun. Bekleyen işlerin devam edenlerden ayrılması, sıradaki işe karar verirken mevcut yükü görmeyi sağlar. Tamamlanan işlerin görünmesi de nelerin sonuçlandığını gözden geçirmek için bir başlangıç noktasıdır.

Devam eden işi sınırla: Aynı anda çok sayıda işe başlamak yerine, eldeki işleri bitirmeye öncelik vermeyi değerlendir. Bu, Kanban yöntemine ait genel bir çalışma ilkesidir; bir uygulamada otomatik bir sınır ayarı bulunduğu anlamına gelmez. Uygun sınır, işlerin niteliğine ve kapasiteye göre ekipçe veya kişisel olarak belirlenir.

Akışı gözden geçir: Bekleyen işlerin neden beklediğini ve devam eden işlerin neye ihtiyaç duyduğunu düzenli olarak değerlendir. Bir görev belirsizse kapsamını netleştir; çok genişse alt görevlere ayırmayı düşün. Bu değerlendirme, panoyu yalnızca bir durum tablosu olarak değil, karar vermeye yardımcı bir çalışma aracı olarak kullanmanı sağlar.

TodoZap'ta Kanban görünümü

TodoZap'ın Kanban görünümü görevleri Yapılacak, Devam Ediyor ve Tamamlandı sütunlarıyla sunar. Bu sütunlar, bir görevin bekleyip beklemediğini, üzerinde çalışılıp çalışılmadığını veya tamamlanıp tamamlanmadığını anlamak için ortak bir dil oluşturur.

Bir görevin durumu, önceliğiyle aynı şey değildir: Henüz başlanmamış bir iş yüksek öncelikli olabilir; devam eden başka bir iş daha düşük öncelik taşıyabilir. İkisine birlikte bakmak, işin hem önemini hem de nerede olduğunu anlamanı sağlar.

Başlamak için önce takip etmek istediğin işleri açık başlıklarla tanımla. Ardından mevcut durumlarını değerlendir ve panoyu çalışmanın ilerleyişi boyunca gözden geçir. TodoZap'ta ayrıca alt görev, son tarih ve hatırlatıcı bulunur; bunlar bir işi daha anlaşılır parçalara ayırmak ve zamanını planlamak için kullanılabilir. Uygulamanın diğer araçlarını görev yönetimi uygulaması sayfasında inceleyebilirsin.

Kanban ile liste görünümü: ne zaman hangisi?

Kanban görünümü işlerin durumunu sütunlar arasında okumaya, liste görünümü ise görevleri bir liste olarak gözden geçirmeye odaklanır. Seçim, o anda hangi soruya yanıt aradığına bağlıdır.

İki yaklaşımı birbirinin alternatifi olarak görmek zorunda değilsin. Bir liste günün işlerini düşünmeyi kolaylaştırırken, Kanban aynı işleri durum açısından değerlendirmek için yararlı olabilir. Hangi görünümü kullanırsan kullan, belirsiz başlıklar yerine yapılacak eylemi anlatan görevler yazmak gözden geçirmeyi kolaylaştırır. Liste hazırlama konusunda yapılacaklar listesi rehberine de bakabilirsin.

Kanban, kategori, öncelik ve akıllı listeler

Kanban işin durumunu gösterirken kategori, öncelik ve akıllı listeler görevlerini farklı açılardan düzenlemene yardımcı olur. Bunlar birbirinden ayrı kavramlardır: durum işin hangi aşamada olduğunu, kategori hangi gruba ait olduğunu, öncelik ise önem düzeyini ifade eder.

TodoZap'ta özel kategoriler oluşturabilir ve görevlere Düşük, Orta veya Yüksek öncelik verebilirsin. Örneğin kişisel işler ile çalışma konularını ayrı kategorilerde düşünmek, farklı alanları gözden geçirmeyi kolaylaştırır. Öncelik belirlerken yalnızca son tarihe değil, işin önemine ve tamamlanması için gereken hazırlığa da bakmak yararlıdır.

Akıllı listeler, görevleri incelemek için sunulan başka bir düzenleme aracıdır. Kanban'ı işin akışına bakmak, akıllı listeleri ise görevlerini farklı bir bakışla gözden geçirmek için kullanabilirsin. Belirli bir filtrenin veya otomatik kuralın mevcut olduğunu varsaymadan, ihtiyaç duyduğun görev bilgilerini kullanarak kendi gözden geçirme alışkanlığını oluştur.

Bir görev üzerinde odaklanmış çalışma planlamak istediğinde Pomodoro zamanlayıcısı da yardımcı olabilir. Görevleri toplama ve sonraki adımları belirleme yaklaşımını derinleştirmek için GTD metodolojisi yazısını okuyabilirsin.

Ekip için Kanban

Ekip için Kanban, ortak işlerin hangi aşamada olduğunu konuşmayı kolaylaştıran görsel bir çerçevedir. Açık görev tanımları ve düzenli durum değerlendirmesi, ekibin bekleyen işler ile üzerinde çalışılanları aynı kavramlarla ele almasına yardımcı olur.

TodoZap'ta ekip veya çalışma alanı kurulabilir, üyelere görev atanabilir ve görevler hakkında yorum yapılabilir. Ekip ekranları arasında Atanan Görevler, Bana Atanan, Ekip Takvimi ve İş Yükü de bulunur. Bir işin durumunu değerlendirirken görevin kime atandığına ve yorumlarına bakmak, sonraki adımı netleştirmeye yardımcı olabilir.

1. İşleri tanımla: Beklenen sonucu anlaşılır bir görev başlığıyla ifade et; gerekiyorsa alt görevleri kullan.
2. Sorumluluğu belirle: Ekipte görev atama özelliğiyle kimin hangi iş üzerinde çalışacağını netleştir.
3. Durumu değerlendir: Yapılacak ve Devam Ediyor sütunlarına bakarak yeni bir işe başlamadan önce mevcut işleri gözden geçir.
4. Sonucu paylaş: Görev yorumlarını kullanarak işle ilgili bilgileri konuş ve tamamlanan işleri değerlendir.

Ücretsiz planda 1 ekip, ekip başına 2 üye ve haftada 5 görev ataması sınırı bulunur. İhtiyacın büyüdüğünde diğer planların ekip ve üye sınırlarını TodoZap fiyatlandırma sayfasından karşılaştırabilirsin. Ekipte sorumlulukların takibi için ekip görev takibi rehberi, planlama yaklaşımını geliştirmek için de adım adım sprint planlama yazısı yararlı bir devam noktasıdır.

Kanban'ı kullanmak için ekibin bütün çalışma düzenini bir anda değiştirmesi gerekmez. Önce ortak olarak takip edilecek işleri anlaşılır hale getirmek ve durumların ne anlama geldiğinde anlaşmak iyi bir başlangıçtır. TodoZap'ın görev ve ekip yönetimi yaklaşımına genel bakış için TodoZap ana sayfasını ziyaret edebilirsin.

Kanban akışını projelerde ve müşteri işlerinde görmek için proje yönetimi uygulaması ve freelancer görev takibi sayfalarına göz atabilirsin.

Sık sorulan sorular

Kanban nedir?

Kanban, işleri ve iş akışındaki aşamalarını görselleştirerek takip etmeye yarayan bir yöntemdir. TodoZap, Kanban görünümünde Yapılacak, Devam Ediyor ve Tamamlandı sütunlarını sunar. Bu ayrım, hangi işlerin beklediğini, hangilerinin sürdüğünü ve hangilerinin bittiğini değerlendirmene yardımcı olur.

Kanban ile Scrum arasındaki fark nedir?

Kanban iş akışını görselleştirmeye ve devam eden işi yönetmeye odaklanır. Scrum ise çalışmayı sprint adı verilen zaman sınırlı dönemler içinde düzenleyen bir çerçevedir. TodoZap'ın Kanban sütunları işlerin durumunu görmeye yardımcı olur; bu görünümü kullanmak Scrum uygulamayı gerektirmez.

TodoZap'ta Kanban nasıl açılır?

TodoZap'ta Kanban görünümü bulunur ve görevler Yapılacak, Devam Ediyor ve Tamamlandı sütunlarıyla gösterilir. Görünümü uygulamadaki görünüm seçeneklerinden ve web panelindeki Kanban sayfasından açabilirsin; görevlerini sütunlar arasında izleyerek iş akışını görürsün.

TodoZap Kanban görünümünde hangi sütunlar var?

TodoZap Kanban görünümünde Yapılacak, Devam Ediyor ve Tamamlandı sütunları vardır. Bunlar sırasıyla başlanmayı bekleyen, üzerinde çalışılan ve bitirilen işleri ifade eder. Görevlerin durumunu bu ayrımla değerlendirmek, hangi işlere dikkat edilmesi gerektiğini anlamayı kolaylaştırır.

TodoZap'ta Kanban ücretsiz mi?

TodoZap'ın ücretsiz planı vardır; bu planda 100 aktif görev ve 6 kategori sınırı bulunur. Kanban görünümünün plan kapsamını uygulamada ve fiyatlandırma sayfasında kontrol edebilirsin. Ücretsiz planda ayrıca Pomodoro, takvim görünümü, temel bildirimler ve CSV dışa aktarma bulunur; ücretsiz plan reklam desteklidir.

Kanban kişisel işlerde kullanılabilir mi?

Evet. Kanban, kişisel işleri de bekleyen, devam eden ve tamamlanan aşamalarla düşünmek için kullanılabilir. TodoZap'ta görevlerine kategori ve öncelik ekleyerek kişisel sorumluluklarını düzenleyebilir, Kanban görünümündeki sütunlarla işlerinin durumunu gözden geçirebilirsin.

Kanban kullanırken aynı anda kaç işe başlamalıyım?

Herkese uyan tek bir sayı yoktur; işlerin kapsamına ve ayırabileceğin zamana göre karar vermek gerekir. TodoZap'ta Devam Ediyor sütununa bakarak mevcut işlerini gözden geçirebilirsin. Kanban'ın devam eden işi sınırlama ilkesi, yeni işe başlamadan önce eldeki işleri bitirmeyi değerlendirmeyi önerir.