Küçük işletme görev yönetimi

Küçük işletmelerin görev yönetimi ihtiyacı

Küçük işletmelerde işi yürütenler çoğu zaman birden fazla rol üstlenir: bir kişi hem müşteriyle ilgilenir hem teslimatı planlar hem de idari işleri takip eder. Bu yoğunlukta sözlü iletişim ve dağınık notlar iş kaybına yol açar.

Görev yönetimi uygulaması, kimin ne yapacağını ve ne zaman yapacağını ortak bir yerde görünür kılar. TodoZap bu ihtiyaç için sade bir ekip yapısı sunar: görev atama, yorum, takvim, iş yükü ve rapor ekranları. Büyük kurumsal sistemlere gerek kalmadan birkaç kişilik bir ekibin günlük işini düzenlemeye yeter.

Ekibi kurma ve üyeleri ekleme

Ekibi mobil uygulamada oluşturur, üyeleri 6 haneli davet koduyla ya da e-posta ile eklersin. Kod, yanında çalışan kişileri hızla eklemek için; e-posta daveti ise uzaktaki ya da geçici katkı verenler için uygundur.

Ücretsiz planda 1 ekip ve ekip başına 2 üye vardır. Premium 3 ekip ve 5 üye, Premium+ 10 ekip ve 25 üye sunar; Premium Unlimited planında ekip ve üye sayısı sınırsızdır. Ekip yapısının ayrıntıları için ekip görev takibi sayfasına bak.

Görev atama ve takip

Görev Ata ekranından bir işi ekip üyesine atar, Atanan Görevler ekranından tüm atamaları görürsün. Üyeler kendi listelerinde Bana Atanan ekranına bakar. Görev yorumları, işin ayrıntılarını ve soruları görevin içinde tutar; böylece mesajlaşma uygulamalarına dağılmaz.

Ücretsiz planda haftada 5 görev ataması yapılabilir; Premium'da atama sınırsızdır. İşi atarken açık bir başlık, son tarih ve öncelik vermek, sorumlunun işi doğru anlamasına yardımcı olur. Atama yaparken sık düşülen hatalar için görev delegasyonu hataları yazısına göz at.

Roller: kim neyi görür?

TodoZap'ta Admin, Üye ve Misafir rolleri vardır. Admin ekibi yönetir, Üye günlük işi yürütür, Misafir ise belirli projelerle sınırlı olarak dışarıdan katkı verir. Küçük işletmede muhasebeciyi ya da dış danışmanı Misafir olarak eklemek bunun doğal bir kullanımıdır.

Admin ve Üye rolleri Premium+ planla birlikte gelir. Rollerin kurulumu ve iyi uygulamaları için ekip rolleri ve yetkiler sayfasına bak.

İş yükü, aktivite ve raporlar

İş Yükü ekranı üyelerin üzerindeki iş miktarını gösterir; biri aşırı yüklendiğinde işleri yeniden dağıtabilirsin. Aktivite Akışı ekipte neler olduğunu sıralar, Raporlar ekranı ilerlemeyi özetler. Duyurular ekranı ise ekibe toplu mesaj vermek için kullanılır.

Haftalık kısa bir ekip toplantısında bu ekranlardan birkaçına birlikte bakmak, sözlü anlatımın yerine somut bir tablo koyar. Projelerin yönetimi için proje yönetimi uygulaması sayfasına da göz at.

Düzenli işletme işleri: yineleme ve şablonlar

Açılış ve kapanış kontrolleri, haftalık stok sayımı, aylık raporlama gibi işler düzenli tekrarlanır. TodoZap'ta görevler günlük, haftalık, aylık ve yıllık yinelenebilir. Aynı listeyi sık sık kullanıyorsan özel şablon oluşturup yeniden kullanabilirsin.

Ücretsiz planda en fazla 3 özel şablon, Premium+ planında ise sınırsız şablon vardır. Hazır Proje Başlangıcı şablonu, yeni bir işe başlarken kapsam, toplantı, görev dağılımı ve haftalık kontrol noktası gibi temel adımları hatırlatır. Düzenli işleri kurmak için tekrarlayan görevler sayfasına bak.

Bildirim ve özetler

Premium planda son tarih ve geciken görev bildirimleri, günlük özet (sabah 08:00) ve haftalık özet (Pazar) ile ekip bildirimleri bulunur. Görev atandı, görev tamamlandı, davet, yeni üye ve rol değişti gibi ekip olayları için bildirim alırsın.

Saatler Europe/Istanbul'a göredir. Bildirimleri yalnızca gerçekten işe yarayanlarla sınırlı tutmak, ekibin dikkatini korur. Hatırlatıcılar için hatırlatıcı uygulaması sayfasına bak.

Maliyet: sabit fiyat, kişi başı ücret yok

TodoZap planları sabit fiyatlıdır. Aylık Premium ₺59, Premium+ ₺99, Premium Unlimited ₺149; yıllıkta ₺499, ₺899 ve ₺1.299. Ekibe kişi eklemek, planın üye sınırı içinde kaldığın sürece fiyatı değiştirmez. Güncel tutarlar mağazada gösterilir.

Küçük bir işletme için bu, aylık gideri öngörülebilir kılar. Ücretsiz planla başlayıp ihtiyaç doğdukça yükseltmek mümkündür; 7 gün ücretsiz deneme e-posta başına bir kez geçerlidir. Plan ayrıntıları için fiyatlandırma sayfasına bak. Premium+ planında öncelikli e-posta desteği, Premium Unlimited planında VIP destek bulunur.

Adım adım: işletmeni kur

1. Uygulamayı indir. TodoZap'ı indir ve hesabını aç.
2. Ekibi oluştur. Ekip kur, çekirdek üyeleri kodla ekle.
3. Rolleri belirle. Adminleri, üyeleri ve misafirleri ayır.
4. İşleri ata. Görevleri sorumlulara ver, son tarih ekle.
5. Haftalık gözden geçir. İş yükü ve raporlara birlikte bak.

Zaman yönetimi yaklaşımları için zaman yönetimi stratejileri yazısı faydalı olabilir. Ana sayfa için TodoZap ana sayfasına dön.

Sık sorulan sorular

TodoZap küçük işletmeler için uygun mu?

TodoZap, birkaç kişilik ekiplerin görev atama, takip ve iş yükü yönetimi ihtiyacına uygundur. Ekip, rol, takvim, rapor ve duyuru ekranları sunar. Premium+ planı 10 ekip ve ekip başına 25 üye, Premium Unlimited planı sınırsız ekip ve üye içerir.

Kişi başı ücret var mı?

Hayır. TodoZap ücretli planları sabit fiyatlıdır. Ekibe kişi eklemek, planın üye sınırı içinde kaldığın sürece fiyatı değiştirmez. Aylık fiyatlar Premium ₺59, Premium+ ₺99 ve Premium Unlimited ₺149'dur; güncel tutarlar mağazada gösterilir.

Çalışanlarıma nasıl görev atarım?

Mobil uygulamada Görev Ata ekranından işi bir ekip üyesine verirsin. Üye bunu Bana Atanan ekranında görür; sen de Atanan Görevler ekranından tüm atamaları takip edersin. Ücretsiz planda haftada 5 görev ataması yapılabilir, Premium'da atama sınırsızdır.

Dışarıdan biriyle çalışırsam ne olur?

Danışman ya da muhasebeci gibi dış kişileri Misafir olarak e-postayla davet edebilirsin. Misafir belirli projelerle sınırlı erişim alır, ekibin geri kalan işlerini görmez. Roller ve misafir ayrıntıları için ekip rolleri sayfasına bakabilirsin.

Düzenli işleri tekrar tekrar yazmak zorunda mıyım?

Hayır. TodoZap'ta görevler günlük, haftalık, aylık ve yıllık yinelenebilir. Ayrıca özel şablonlar oluşturabilirsin: ücretsiz planda en fazla 3, Premium+ planında sınırsız şablon vardır. Böylece açılış ya da kapanış listeleri her seferinde yeniden yazılmaz.

Verilerimi dışa aktarabilir miyim?

Evet. TodoZap verilerini CSV olarak dışa aktarmana izin verir ve bu özellik ücretsiz planda da vardır. Excel dışa aktarma ise Premium özelliğidir. Raporlama ve arşiv için dosyayı düzenli olarak alabilirsin.